Privacy verklaring diensten Cindy Koolhaas

Privacyreglement Diensten Cindy Koolhaas
training, coaching en projectmanagement
KVK 60923466

Inleiding
Wij vinden het belangrijk dat de privacy van onze klanten goed is geborgd. Dit privacyreglement beschrijft hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Als u vragen heeft over het privacyreglement kunt hiermee terecht bij Cindy Koolhaas. Ook kunt u een e-mail sturen naar info@cindykoolhaas.com of telefonisch contact opnemen met via telefoonnummer 06 518 268 21.

Artikel 1 Definities
In dit privacyreglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven:

Gegevens: de gegevens die betrekking hebben op een persoon

Organisatie:  Cindy koolhaas, verwerkingsverantwoordelijke

Klant: een klant van de organisatie Cindy Koolhaas

Verwerking een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot gegevens of geheel van gegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Artikel 2 Toepasselijkheid
Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de organisatie die betrekking hebben op coaching en training.

Artikel 3 Doelen
De organisatie kan de gegevens verwerken voor de volgende doelen:
(i) het verlenen van een dienst (coaching, training, projectmanagement);
(ii) het declareren van verleende diensten bij opdrachtgever.

Artikel 4 De gegevensverwerking
1. Om goede zorg te kunnen verlenen worden gegevens over coaching en training vastgelegd in een dossier. Alleen uw coach heeft toegang tot deze gegevens. Daarnaast worden de persoonsgegevens gebruikt om de verleende dienst te kunnen declareren.
2. Als organisatie willen wij zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan evaluatie van trainingen/coachtrajecten. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk geanonimiseerd zodat deze niet herleidbaar zijn tot individuele personen.
3. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij u ons hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

Artikel 5 Beschrijving van de gegevens
De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt:
– naam opdrachtgever;
– adres/contactgegevens opdrachtgever;
– telefoonnummer en/of mailadres opdrachtgever en contactpersonen;
– gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger indien relevant.

Artikel 6 Rechten
1. Als klant heeft u het recht te weten dat gegevens over u worden verwerkt. Wij informeren u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement.
2. U heeft als klant heeft het recht op inzage in uw gegevens. Ook kunt u een kopie opvragen van het dossier waarin uw gegevens staan. Wij nemen een verzoek tot inzage of kopie zo snel als mogelijk in behandeling. Een kopie wordt bij voorkeur ‘in handen’ gegeven, waarbij wij vragen u te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Deze voorzorgsmaatregel is om te voorkomen dat uw gegevens bij onbevoegden terechtkomen. Ook biedt het persoonlijk overhandigen de mogelijkheid om eventuele vragen te beantwoorden.
3. U heeft als klant het recht om rectificatie te verzoeken als sprake is van een onjuist- en/of onvolledigheid in uw gegevens. Wij zullen eventuele onjuist- en/of onvolledigheden zo snel als mogelijk aanpassen.
4. Als u gegevens wilt laten vernietigen kunt u daartoe een verzoek indienen. Wij vragen u om dit verzoek schriftelijk te doen. Cindy Koolhaas beoordeelt binnen drie maanden na het verzoek of tot vernietiging wordt overgegaan. Als uw verzoek wordt afgewezen doen wij dat gemotiveerd.
5. U kunt als klant een verklaring laten toevoegen aan uw dossier. Wij verzoeken u om deze verklaring aan uw trainer / coach te overhandigen, zodat dit aan uw dossier kan worden toegevoegd.
6. Bij het uitoefenen van rechten als beschreven in dit artikel geldt ten aanzien van minderjarigen en onder curatele gestelde personen het volgende:
– Betreft het een minderjarige tot 12 jaar dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger, doorgaans zijn dit de ouders, uitgeoefend;
– Betreft het een minderjarige in de leeftijd van 12 tot en met 15 jaar dan worden de minderjarige en diens wettelijke vertegenwoordiger uitgeoefend;
– Betreft het een minderjarige vanaf 16 jaar dan kan de minderjarige zelf de rechten uitoefenen;
– Betreft het een persoon die onder curatele is gesteld dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger uitgeoefend.

Artikel 7 Bewaartermijn
1. Het dossier wordt, ongeacht leeftijd, gedurende zes maanden na afsluiting van het coachtraject/ bewaard.
2. Uitzondering op het voorgaande is van toepassing als op uw uitdrukkelijk schriftelijk verzoek gegevens zijn vernietigd.

Artikel 8 Geheimhouding
Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat wij gegevens niet aan derden verstrekken behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook leggen wij een geheimhoudingsverplichting op aan onze medewerkers en externe partijen die de organisatie inschakelt ten behoeve van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld leveranciers van software.

Uitzondering op de geheimhoudingsverplichting is uitsluitend mogelijk als:
– u hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven;
– wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke verplichting of in een kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak.

Artikel 9 Informatiebeveiliging
Wij nemen alle passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen. Dit betreft het gebruik van beveiligde en versleutelde verbindingen;

Ook voeren wij met enige regelmaat een risicoanalyse uit waarin wordt geïnventariseerd welke risico’s er zijn en zo nodig worden maatregelen genomen.

Artikel 10 Functionaris gegevensbescherming
De eigenaar Cindy Koolhaas houdt toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Artikel 11 Wijzigingen
De organisatie kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt. Wij zullen u in dat geval via onze website www.cindykoolhaas.com informeren.

Artikel 12 Klachten
Hoewel wij al het nodige doen om uw privacy te borgen kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Als u een klacht heeft kunt u dit met ons bespreken.
Ook kan schriftelijk een klacht worden ingediend bij Cindy Koolhaas, eigenaar Adres: Koekoeksplaats 8, 2317Wj leiden.

Het staat u te allen tijde vrij om uw klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen.

Versie d.d. 25-04-2018